Zelf een impro-evenement opzetten: 7 tips

In de loop der jaren ben ik me op verschillende manieren betrokken geweest bij improvisatie-festivals en theatersport-toernooien: deelnemer, vrijwilliger en zowel gevraagd als ongevraagd bemoeial. Sinds kort kan ik daar organisator aan toevoegen, want ik zit in de organisatie van het allereerste Amersfoorts Theatersport Toernooi.

Ok, toegegeven, helemaal nieuw is het organiseren van een theatersport-toernooi niet voor me. In een grijs verleden heb ik samen met Jedidjah Julia Noomen een evenement opgezet voor groepen die destijds speelden en/of repeteerden in het Amsterdamse CREA (voor de kenners: op de oude locatie). Dat was een vrij eenvoudige klus: de deelnemers stonden al vast en de locatie was gratis ter beschikking gesteld.

Onzekerheid

Het opzetten van het allereerste Amersfoorts Theatersport Toernooi (AmTT) dat binnenkort gehouden wordt, is een ander verhaal. Veel onzekerder vooral. We moeten de locatie huren, meteen de grootste kostenpost, en om de kosten te dekken moeten we de deelnemende teams om een bijdrage vragen. En sowieso, of er wel genoeg teams waren die mee wilden doen wisten we ook niet zeker. Interesse van publiek om kaartjes te kopen? We gokten maar van wel.

7 tips

Vooralsnog – ruim twee weken voor het evenement – lijkt al dat gokwerk goed uit te pakken. Er hebben zich genoeg teams aangemeld (met zelfs twee op de wachtlijst) en het overgrote merendeel van de kaartjes is al verkocht. Het kan natuurlijk allemaal nog op een groot debacle uitlopen, maar het ziet er goed uit. Een paar tips voor iedereen die wellicht zelf eens een toernooi, festival of ander evenement wil organiseren.

1. Ken de situatie waarin je opereert. Waarmee ik bedoel: destijds kende ik de teams en omstandigheden in CREA van binnen en buiten, ik repeteerde en speelde er zelf en was er student. De situatie in Amersfoort kende ik dan weer niet zo goed, daar woon ik nog relatief kort. Gelukkig hadden mijn mede-organisatoren Marijn Knevel, Frank van den Berg en Danny Smits beter zicht op de (on)mogelijkheden.
2. Zoek naar mogelijkheden. Als gezegd is het financiële risico een belangrijke factor, die met wat goed speurwerk te beteugelen is. Wie weet is er wel een sponsor te vinden of – zoals in ons geval – een subsidiepotje. Dat helpt enorm, want we steken een hoop tijd en energie in de organisatie en het zou toch jammer zijn als we er achteraf ook nog flink wat geld op zouden moeten toeleggen.
3. Begin met goed genoeg. Als je iets vanuit het niets opzet, kan het flink blokkeren om meteen te streven naar perfectie. Dat weten improvisatoren als geen ander. Eerst uitgaan van goed genoeg, helpt om verder te komen. Voorbeeld: ons logo is vrij snel in elkaar gezet. Maar he, voorlopig hebben we wat om mee te werken en als er volgend jaar weer een editie komt, kunnen we altijd iets nieuws regelen.
4. Betrek anderen erbij. In het verlengde van het vorige voorbeeld: we hebben een aantal varianten van zowel de naam als het logo aan potentiële deelnemende teams voorgelegd. Zij konden zich erover uitspreken. Zo probeerden we meteen betrokkenheid te creëren en uit te stralen dat we het samen willen doen. Bonus: er zijn al mensen die zich spontaan hebben aangemeld om voor een vervolg een beter logo te ontwerpen.
5. Doe ook dingen niet. Met een enthousiaste groep creatievelingen bij elkaar vliegen de ideeën je soms om de oren bij een bespreking. Zo had ik zelf allerlei plannen om met de teams een avond bij elkaar te komen en om zelf een eigen lied te maken. Die ideeën liggen voorlopig op de plank. First things first en dat is zorgen dat het toernooi zelf een succes wordt. Dat is voorlopig al werk genoeg.
6. Zorg dat je het zelf leuk hebt. Een project als dit kan soms aanvoelen als werk, inclusief digitale meetings, gedeelde documenten en wat al dies meer zij. Daarom is het des te belangrijker om het leuk te houden. Zo besloten we spontaan een bowlingbaan te huren om op ingenieuze wijze te loten voor de poule-indeling. Bovendien zadelden we iemand op met de taak een kei te regelen als trofee voor de winnaar (leuk voor driekwart van het organiserende team).
7. Accepteer de fouten. Surprise surprise: er gaan dingen mis. Zo dachten we de inschrijving helemaal goed voor elkaar te hebben, totdat bleek dat het aanmeldformulier op onze websites alle aanmeldingen in het digitale niets liet verdwijnen. Oeps. Balen. We staan in ons hemd tegenover de ingeschreven teams (die we moesten vragen hun bevestigingsmail aan ons door te sturen). Maar he, als iets er bij improvisatoren is ingestampt, dan is het wel: durf te falen.
   
   Evenzogoed willen we de organisatie natuurlijk zo goed mogelijk regelen. Daarom tot slot nog een bonus-tip: kijk af. Wij hebben met name het Nederlands Theatersport Toernooi (NTT) en het Theatersport Toernooi van het Noorden (TTN) als voorbeeld gebruikt. De goede dingen daarvan proberen we op onze manier over te nemen en waar we denken dat beter anders kan, doen we dat. Evenzogoed hebben we veel aan het werk van anderen te danken.
   
   Het Amersfoorts Theatersport Toernooi (AmTT) wordt gehouden op zaterdag 18 februari in Podium Kosmik te Amersfoort.